拖延症,职业病还是管理缺陷————论任务目标信息化的重要性和实现途径
Date | October 23,2015

你有过这样的情形么?年初做的规划,到年中或年尾都不清楚做到了什么进度,下属都做了哪些工作?计划好这个月要完成某项报告,但是因为规划或沟通等原因,最终不了了之?已有研究表明,近九成职场人都爱拖延、近半职员会拖到最后一刻、入职时间短的职场人更加拖延。


远离拖延症的有效方式是:确定目标,把事做完再放松。目标管理作为一种民主管理的手段,不仅仅可以降低个人的拖延症,还在提高组织效率方面有着特殊的作用,组织越庞大、业务越复杂,这种作用就越明显。


在管理实践中,任务管理和目标管理密切,往往采用任务管理的思维推行目标管理。也就是说,任务目标两者之间既不是排斥的管理,也不是完全重叠的。那么采用传统手段,任务目标的设定和实现难以实时监控和调整。随着信息技术手段的日益进步,可借助互联网思维实现任务目标的信息化和先进性管理,以便起到督促作用,大大降低职场中的拖延症。


但是,任务目标信息化究竟是什么?会遇到哪些挑战,并获得哪些效益?


任务目标信息化


任务目标信息化,也就是说借助互联网思维,通过流程规范自己或员工的目标设定和实现过程。在系统中,可完成目标分解、任务计划回顾、任务计划监控、结果评价等过程,可以实时了解自己或下属员工的工作进度,提升员工工作效率和组织效率。


目标设定应注重的原则


(1)简化性:目标项不宜过多,选择对公司利润/价值影响较大的目标,以3-5条为好,可视具体情况酌情增减;


(2)挑战性:目标值不宜过高或过低,应力求接近实际,在此基础上增加目标的挑战性;


(3)一致性:各层次的目标应保持一致,下级目标要以完成上级目标为基准。


任务目标分解的方法


 任务目标分解是一个由上至下的过程,集团企业的战略目标一般分为2-3个,可将总经理(对应CEO)的各项指标分解到各个部门负责人(对应VP)头上,再由各中心总监分解到各部门经理,再从各部门经理分解到各相应岗位处。在目标分解的过程中应先将公司目标中的重要指标进行分解,然后,由各个部门分解其他部分。


当然,任务目标在是实际实现过程中往往要进行适当调整,比如领导偶尔会口头交代一项任务,或某岗位员工离职需要另一员工接替,在这种情况下,该名员工的绩效考核指标应发生相应的调整。而且,只有领导和员工分别对已有任务计划进行更新,才能对该名员工进行公平考核。


朗新系统可对任务目标进行即时更新,并与领导任务目标相关联,即员工可通过系统获得领导指派的任务,并且员工可将更新的任务目标在系统中递交上级进行审批。这种途径不仅仅提高了企业内部的沟通效率,更为绩效考核提供精准的依据。


通过目标分解发现企业内部所有的考核指标都是相辅相成的,往往一个大指标的实现需要多个部门共同配合完成。任务目标分解具体方法如下:


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在过程中可随时进行如下操作:


① Anytime review(随时回顾),随时查看未开始、执行中、已完成等状态下的任务。


② Anytime check(随时督办),可随时查看自己或下属工作进展状况,进行警告或督办。


③ Anytime Adjust(随时临时调整),有两种途径可以实现,第一,领导可通过会议指派或口头安排,由下属填报审批;第二,领导通过系统下发任务安排,再开会通知。


此过程中的挑战


任务目标功能模块不仅仅是将手工的任务目标分解移植到线上,更是企业内部流程的变革。若想最大化发挥任务目标模块的功能,企业面临的挑战如下:


首先,要求企业内部员工的工作习惯进行改变。在国内大多数企业中,员工或多或少会存在一定的“惰性”,也存在着一定的“侥幸”心理。很多员工自身的工作内容领导无法实时监控,因此在工作上易产生偷懒行为;另外,因为企业日常工作中,很多工作内容是领导口头交代或工作存在一定的难度,员工就会一拖再拖,最终该工作会不了了之。在以上问题的基础上,若想将任务目标的功能达到最大化,员工需要随时在系统中记录自己的工作任务并即时标记任务进展状态,也就说,即使领导口头交代一项任务,也需要员工在系统上进行提交审批。另外,领导可通过系统对员工的任务执行状态进行随时监督,这对于员工来说需要一定的时间进行适应。


其次,该功能模块需要得到集团高层领导的支持。若集团企业想通过任务目标的逐级分解得到集团的任务地图,进而与集团的战略地图相匹配,这需要集团高层领导的支持。因为,这项功能模块不仅仅是针对集团内部某一类人,而是针对集团内部所有员工,并且是对员工日常工作行为的改变,因此,这就需要公司高层领导利用其职权进行强制要求,或利用其个人魅力进行渲染。


最后,该功能模块需要大量培训。任务目标功能模块的应用也是一类知识的学习,其应用方式和设计理念需要大量的培训才能够在企业内部得以实现。因此,该功能模块的熟练应用需要一定时间的使用期。


任务目标信息化获得的收益或解决的主要问题


收益1:公司高层领导可实时掌握公司整体运行状况,对企业发展或突发状况可进行及时或全面的指导。


收益2:更新企业内部流程体系,使员工工作目标及任务计划更加明晰。


收益3:使绩效考核更加客观,克服近因效应、首因效应等不公平行为,使得绩效考核更加公平客观。


收益4:为员工、部门主管及HR部门提供统一的绩效业务处理平台,实现绩效管理全员参与,增强员工绩效意识,最终达到提升员工个人及部门整体绩效的目标。


收益5:严格的员工分等比例设置与校验,确保绩效评价的客观、公正性。


收益6:绩效管理的各项业务流程及时提醒机制,确保所有参与考核人员能够及时处理与绩效考核管理相关的业务流程(例如,考核表单设定、审批,绩效沟通,绩效申诉等),确保绩效管理流程的顺畅。


收益7:考核结果发布后,可与人事、薪资系统接口,为员工升迁或薪资计算提供参考依据,并可生成相关培训建议,使考核结果得到充分应用。


文:北京朗新天霁软件技术有限公司 咨询顾问 张玉



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